Безбумажный офис (или безбумажное бюро ) является рабочей средой , в которой использование бумаги исключаются или значительно снижается.Это делается путем преобразования документов и других документов в цифровую форму. Сторонники утверждают, что «безбумажный» может сэкономить деньги, повысить производительность, сэкономить место, упростить документооборот и обмен информацией, обеспечить безопасность личной информации и помочь окружающей среде . Эта концепция может быть распространена и на коммуникации вне офиса.
Определение
Безбумажный офис был публицистическим лозунгом, предназначенным для описания будущего офиса . Этому способствовало популяризация компьютерных видеоэкранов, таких как IBM 2260 1964 года . Раннее предсказание безбумажного офиса было сделано в статье о деловой неделе 1975года. Идея заключалась в том, что автоматизация делопроизводства сделала бы бумагу излишней для рутинных задач, таких как ведение учета ибухгалтерия , и она стала известна с внедрением персонального компьютера . Хотя предсказание ПК на каждом столе было удивительно пророческим, «безбумажного офиса» не было. Улучшения в принтерах и копировальных аппаратах значительно облегчили воспроизведение документов навалом, что привело к тому, что использование офисной бумаги во всем мире более чем в два раза с 1980 по 2000 год. Это объясняется большей легкостью изготовления документов и широкое использование электронной связи, в результате чего пользователи получают большое количество документов, которые часто печатаются. Однако, начиная с 2000 года, по крайней мере в США, использование офисной бумаги выровнялось и в настоящее время уменьшается, что объясняется сдвигом поколений; Более молодые люди, как полагают, менее склонны печатать документы и более склонны читать их на полноцветном интерактивном экране. По данным Агентства по охране окружающей среды Соединенных Штатов , средний служащий ежедневно производит около двух фунтов бумаги и картона.
Термин «безбумажный офис» впервые был использован в торговле компанией Micronet, Inc. , компанией автоматизированного оргтехники, в 1978 году.
История
Традиционные офисы имеют системы подачи на бумажных носителях , которые могут включать в себя шкафы для хранения документов , папки, полки,микрофишированные системы и шкафы для рисования, все из которых требуют обслуживания, оборудования, значительного пространства и ресурсоемких. Напротив, безбумажный офис может просто иметь письменный стол, стул, и компьютер (с небольшим количеством локального или сетевого хранилища), и вся информация будет храниться в цифровой форме. Речевое распознавание и синтез речи также могут использоваться для облегчения хранения информации в цифровом виде.
Когда компьютерные данные печатаются на бумаге, он становится несинхронизированным с обновлениями базы данных компьютеров . Бумагу трудно найти и упорядочить в нескольких процедурах сортировки, и аналогичные бумажные данные, хранящиеся во многих местах, часто трудно и дорого отслеживать и обновлять. В безбумажном офисе будет единый источник сбора данных для распределенных обновлений баз данных и система публикации-подписки . Современные экраны компьютеров делают чтение менее утомительным для глаз; портативный компьютер можно использовать на диване или в постели. С планшетными компьютерами и смартфонами , с множеством других недорогих дополнительных функций, таких как видео-анимация, видеоклипы и полноформатные фильмы, многие утверждают, что бумага теперь устарела для всех, кроме тех, кто устойчив к технологическим изменениям. Электронные книги часто бесплатны или дешевы по сравнению с бумажными книгами.
Другие утверждают, что бумага всегда будет иметь место, потому что она дает разные виды использования, чем экраны [Sellen, AJ, & Harper, RHR (2003).Миф о безбумажном офисе. Кембридж, Массачусетс: MIT Press.]
Влияние бумаги на окружающую среду
Производство бумажных изделий вносит значительный вклад в обезлесение и антропогенное изменение климата , а также производит парниковые газы .По данным Американской ассоциации лесов и бумаги , производство бумаги является третьим по величине пользователем ископаемого топлива во всем мире. Хотя такие меры, как рециркуляция и использование бумаги без дерева, могут помочь уменьшить воздействие бумаги на окружающую среду, большая часть бумаги все же заканчивается на полигонах. Производство бумаги также приводит к загрязнению воздуха, поскольку производство бумаги выпускает диоксид азота (NO 2 ), диоксид серы (SO 2 ), и двуокись углерода (CO 2 ). Двуокись азота и двуокись серы являются основными источникамикислотных дождей , тогда как CO 2 является парниковым газом, ответственным за изменение климата . Сточные воды, выпускаемые из целлюлозно-бумажных комбинатов, содержат твердые вещества, питательные вещества и растворенное органическое вещество, которые классифицируются какзагрязняющие вещества . Питательные вещества, такие как азот и фосфор, могут вызывать или усугублять эвтрофикацию пресных водоемов.
Печатные краски и тонеры являются очень дорогими и несут вредные для окружающей среды летучие органические соединения , тяжелые металлы и невозобновляемые масла, хотя некоторые нормы по количеству тяжелых металлов в чернилах установлены некоторыми регулирующими органами. Измельчение переработанной бумажной массы приводит к образованию отработанной суспензии, иногда весом 22% от веса рециркулируемой макулатуры, которая может поступать на свалки .
Устранение бумаги посредством автоматизации автоматизации и электронных форм
Необходимость в бумаге устраняется с помощью онлайн-систем, таких как замена карточек индексов и родеодексов на базы данных, набранные письма и факсы с электронной почтой, а также справочники с Интернетом. Еще один способ устранить бумагу — автоматизировать бумажные процессы, основанные на формах, приложениях и опросах для сбора и обмена данными. Этот метод называется «электронными формами» или электронными формами и обычно выполняется с использованием существующих печатных документов в электронном формате, позволяющих предварительно заполнять существующие данные, захватывая данные, вводимые вручную конечными пользователями, обеспечивая безопасное методы отправки данных формы в системы обработки и цифровой подписи электронных документов без печати.
Технологии, которые могут использоваться при автоматизации электронных форм, включают:
- Portable Document Format ( PDF ) — для создания, отображения и взаимодействия с электронными документами и формами
- Программное обеспечение E-form (электронная форма) — для создания, интеграции и маршрутизации форм и формирования данных с системами обработки
- Базы данных — для сбора данных для предварительной обработки и обработки документов
- Платформы рабочих процессов — для маршрутизации информации, документов и прямого потока процесса
- Электронная почта (электронная почта), которая позволяет отправлять и получать информацию всех видов и разрешать вложения
- Решения цифровой подписи — для цифровой подписи документов (используемых конечными пользователями)
- Веб-серверы — для размещения процесса, получения предоставленных данных, хранения документов и управления правами документа
Одной из главных проблем, с которой компании вынуждены заниматься автоматизацией документооборота, является сложная фиксация цифровых подписей экономичным и совместимым способом. Закон E-знак 2000 года в Соединенных Штатах при условии , что документ не может быть отклонена на основании электронной подписи и требует , чтобы все компании принимают цифровые подписи на документах. Сегодня доступны достаточно экономичные варианты, включая решения, которые не требуют конечных пользователей для приобретения оборудования или программного обеспечения.
Одним из преимуществ этого программного обеспечения является то, что вы можете использовать OCR (оптическое распознавание символов) для поиска полного текста любого файла. Кроме того, теги могут быть добавлены в каждый файл, чтобы упростить поиск определенных файлов по всей системе.
Некоторое безбумажное программное обеспечение предлагает сканер, аппаратное и программное обеспечение и прекрасно работает в разделении и организации важных документов. Безбумажное программное обеспечение также может позволить людям включать онлайн-подписи для важных документов, которые могут быть использованы в любом малом бизнесе или офисе. Системы управления документами myqmyq и архивирования предлагают некоторые методы автоматизации форм. Как правило, точка, в которой системы управления документами начинают работать с документом, — это когда документ сканируется и / или отправляется в систему. Многие системы управления документами включают в себя возможность считывать документы с помощью оптического распознавания символов (OCR) и использовать эти данные в рамках системы управления документами. Хотя эта технология имеет важное значение для создания безбумажного офиса она не затрагивает процессы, которые создают бумагу в первую очередь.
Оцифровка бумажных документов
Другим ключевым аспектом философии безбумажного офиса является преобразование бумажных документов, фотографий , инженерных планов,микрофишей и всех других бумажных систем в цифровые документы. Технологии, которые могут быть использованы для этого, включают сканеры , цифровые почтовые решения, книжные копиры, широкоформатные сканеры (для инженерных чертежей), микрофишированные сканеры, преобразование факса в PDF, почтовые отделения в Интернете , многофункциональные принтеры и системы управления документами . Каждая из этих технологий использует программное обеспечение, которое преобразует растровые форматы (растровые изображения) в другие формы в зависимости от потребности. Как правило, они включают некоторую форму технологии сжатия изображений, которая создает меньшие растровые изображения или использует оптическое распознавание символов (OCR) для преобразования документа в текст. Комбинация OCR и растра используется для обеспечения возможности поиска при сохранении оригинальной формы документа. Важным шагом является маркировка, связанная с преобразованием бумаги в цифровое и каталогизация отсканированных документов. Для этого были разработаны некоторые технологии, но обычно они включают либо каталогизацию, либо автоматическую индексацию в документе OCR. Тем не менее, сканеры и программное обеспечение продолжают улучшаться благодаря разработке небольших портативных сканеров, которые могут сканировать двусторонние документы формата A4 со скоростью около 30-35 страниц в минуту в растровый формат (как правило, TIFF- факс 4 или PDF ).
Проблема, с которой сталкиваются те, кто хочет принять философию безбумажной информации, является законом об авторском праве . Эти законы могут ограничивать передачу документов, защищенных авторским правом, с одного носителя на другой, например, конвертирование книг в электронный формат.
Защита и отслеживание документов
По мере того как осознание краж и кражи данных стало более распространенным, были приняты новые законы и правила, требующие от компаний, которые управляют или хранят личную информацию для надлежащего ухода за этими документами. Безбумажные офисные системы легче защищать, чем традиционные шкафы для хранения, и могут отслеживать индивидуальный доступ к каждому документу.
Трудности в принятии безбумажного офиса
Главная трудность в «переходе на безбумажный» заключается в том, что большая часть общения бизнеса с другими компаниями и отдельными лицами, в отличие от просто внутреннего. Для электронной связи требуется, чтобы отправитель и получатель имели легкий доступ к соответствующему программному и аппаратным средствам.
При конвертации в офис без документов могут быть затраты и временные потери производительности. Правительственные положения и бизнес-политика также могут замедлить изменение. Предприятия могут столкнуться с технологическими трудностями, такими как совместимость формата файла, долговечность цифровых документов, стабильность системы, а также сотрудники и клиенты, не обладающие соответствующими технологическими навыками.
И может быть сокращение бумаги, но некоторые виды использования бумаги останутся.
Несмотря на миф о действительно безбумажном офисе, в вопроснике высказано предположение о том, что почти половина предприятий малого и среднего бизнеса считает, что к концу 2015 года они могут или могут стать безбумажными.
Люди (Клиент) должны быть более осведомлены о важности безбумажного офиса для общества и соблюдать организацию.
